ZBIOROWY SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ zgodny z normą ISO 9001:2008 w Polskiej Federacji Rynku Nieruchomości i 60 biurach pośrednictwa w obrocie nieruchomościami z całej Polski

Zbiorowy System Zarządzania Jakością (SZJ) tworzony przez PFRN oraz 60 biur pośrednictwa z całej Polski to ewenement na rynku polskim. Jest to pierwszy System w biurach pośrednictwa typu zbiorowego, a także wyjątkowe przedsięwzięcie opisania procedur pośrednictwa, które będą uniwersalne dla kilkudziesięciu biur o różnych strukturach organizacyjnych oraz działających na różnych rynkach. System został stworzony przez zespół wdrożeniowy, w skład którego weszli doświadczeni pośrednicy w obrocie nieruchomościami. Nad zgodnością Systemu z normą ISO 9001 czuwali konsultanci z jednej z najlepszych firm doradczych w Polsce Doradztwo Gospodarcze DGA S.A.

Z przyjemnością informujemy, że nasz System oraz stopień jego wdrożenia został pozytywnie zweryfikowany po raz pierwszy w 2006 roku w trakcie audytu certyfikacyjnego, a następnie w 2007 i 2008 roku na auditach nadzoru oraz ponownie w kwietniu 2009r. na audicie recertyfikacyjnym. Audity zostały przeprowadzony w losowo wybranych biurach pośrednictwa oraz biurze PFRN, przez niezależną jednostkę DEKRA Intertek Certification Sp. z o.o. (akredytacja TGA).

W trakcie auditów podkreślono dużą sprawność naszych działań oraz dobre przygotowanie założeń SZJ.

Wdrożenie systemu zarządzania jakością wg wymagań normy ISO 9001 to przedsięwzięcie, którego głównym celem jest podniesienie jakości świadczonych usług. Mówiąc o podniesieniu jakości mamy na myśli zdefiniowanie kolejności i zakresu wykonywanych przez poszczególnych pracowników prac oraz późniejszy nadzór nad ich realizacją. Zatem wdrożenie tzw. ISO 9001 niesie za sobą wiele korzyści tak dla Klienta, jak i dla firmy. Są to m.in.:

• określenie zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień,
• zapewnienie ciągłego podnoszenia kwalifikacji pracowników (szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne),
• zidentyfikowanie celów dla całej organizacji oraz poszczególnych stanowisk, co w aspekcie okresowej weryfikacji da nam wiedzę kto i jak pracuje, czego możemy się w przyszłości spodziewać,
• uporządkowanie informacji o Klientach (zbywcach i nabywcach) i ich potrzebach,
• ujednolicenie i zapewnienie nadzoru nad aktualnością stosowanej dokumentacji,
• posiadanie certyfikatu, świadczącego o wysokim statusie obsługi Klienta,
• uproszczenie sposobu przetwarzania posiadanych danych,
• ułatwienie w komunikacji wewnętrznej,
• zwiększenie świadomości i lojalności pracowników,
• spełnienie wymagań prawnych,
• i wiele innych.

System to zbiór powiązanych ze sobą procesów i procedur, a także wzory dokumentów. Procedury dotyczące pośrednictwa obejmują:

• rozpoznanie potrzeb klienta
• zawieranie umowy pośrednictwa w sprzedaży lub wynajmie (odrębne procedury dla sprzedaży i wynajmu)
• opracowanie oferty sprzedaży lub wynajmu i udostępnienie jej potencjalnym klientom
• podpisywanie umowy pośrednictwa w kupnie lub najmie (odrębne procedury dla kupna i najmu)
• przedstawienie ofert kupującemu lub najmującemu
• uzgodnienie warunków kupna lub najmu
• ostateczna weryfikacja stanu prawnego nieruchomości
• badanie satysfakcji klienta.

W tym momencie korzysta z Systemu około 700 osób. Aby zapewnić wszystkim użytkownikom dostęp do aktualnych procedur i dokumentów oraz ułatwić komunikację pomiędzy nimi, System został udostępniony poprzez Internet (po zalogowaniu). Na specjalnej stronie www użytkownicy Systemu mają dostęp zarówno do Księgi Jakości, Polityki Jakości, struktury organizacyjnej, jak i wszystkich procedur i dokumentów.